Manual da ADM

Considerações Iniciais

O trabalho da área de administração da Botcem se dá independente do uso do laboratório, por tal é necessário estabelecer um cuidado com a própria rotina para que as funções a serem desempenhadas na equipe não acabem sendo esquecidas, em detrimento a rotina do membro da célula. É indicado que se separe pelo menos quatro horas semanais destinadas a desempenhar as atividades da célula, à medida que se as tarefas foram cumpridas em menor tempo o membro pode optativamente ir atrás de mais tarefas, ou adiantar a programação estabelecida para o ano/semestre, ou usar o tempo para seus motivos pessoas.

É interessante ressaltar que, mesmo que o trabalho da célula seja realizado fora das dependências do laboratório, os membros da célula têm o direito de acessá-lo , tanto para utilizar os recursos do laboratório para exercer as tarefas, fortalecer a convivência com os demais membros, ou para aproveitar do espaço referente a equipe, como para se manter informado e consciente da situação de cada célula e da equipe em geral.

Considerando a possibilidade do acesso e uso do laboratório, segue abaixo algumas regras de bom uso do local, uma vez que integra os laboratórios da UFSC e devem seguir as regras assim como de qualquer outro:

  • É permitido o uso das ferramentas, contando que haja aprovação de algum gerente responsável por estas ou em caso de ferramentas gerais, qualquer gerente.
  • É estritamente proibido que os membros da administração retirem ou manipulem os componentes das caixas pretas, sem autorização e supervisão do gerente responsável pela caixa ou algum membro da célula autorizado por ele.
  • O uso do quadro é permitido contanto que os membros não apaguem informações importantes deixadas no quadro. Da mesma forma, é de responsabilidade do membro apagar após o uso do conteúdo do quadro, contato que não seja uma informação que deva ser guardada e repassada para as demais células.
  • Em caso de quebra de algum equipamento ou componente de uso não geral, é de responsabilidade do membro a reposição, a ser acordado com a capitania.

É de responsabilidade dos membros da administração que as informações pessoais de membros e ex-membros se mantenham sigilosas, as informações bancárias da equipe e demais informações internas são de interesse único e exclusivo da equipe, não devendo ser divulgadas para grupos externos sem a autorização prévia da capitania.

De Responsabilidade do Gerente

Essa seção do manual se restringe às responsabilidades e deveres do gerente da célula. É da competência do gerente no início de cada ano, ou no início de cada semestre, a ser decidido pelo próprio gerente ou pela capitania caso haja necessidade, a criação de um cronograma geral para as tarefas e obrigações da administração, embora esse cronograma seja suscetível a alterações no decorrer do tempo, visto a impossibilidade de realmente prever as datas de competições e demais eventos

Cabe ao gerente delegar as funções e tarefas da célula, pontuando-as segundo o sistema scrum, cobrar o seu cumprimento e auxiliar em caso de dúvidas. Em caso de não cumprimento de alguma tarefa é de responsabilidade do gerente ir atrás do seu cumprimento, seja por meios pessoais ou através de uma nova delegação da tarefa, incrementando o tempo mínimo para o seu cumprimento. Também é função do gerente participar das reuniões dos gerentes e das reuniões da capitania quando requisitado.

Também é sua função levar reclamações e sugestões dos membros da sua célula para o restante da equipe, assim como trazer para dentro da célula reclamações sobre o seu funcionamento, ou reclamações do comportamento individual de algum dos membros. Além destas, é obrigação do gerente pensar em métodos de melhoria para célula, seja em questões organizacionais, ou desenvolvimento de alguma nova tecnologia ou uso de alguma já existente (AppSheet, Trello, Git…).

De Responsabilidade do Membro

É dever do membro comparecer às reuniões gerais e de célula, seguindo o regulamento para caso de faltas. Também é dever do deste cumprir as tarefas repassadas pelo gerente em tempo hábil, sendo necessário informar, de preferência com alguma antecedência, a necessidade de estender o prazo para o cumprimento da mesma (provas, problemas pessoais, questões de saúde…), é importe lembrar que as justificativas de atraso devem ser dadas ANTES do prazo final, a menos que não seja possível.

O acesso ao drive e demais mídias da equipe são de responsabilidade, principalmente, dos membros da administração, sendo essencial que essas senhas e e-mails não saiam das conversas privadas dos grupos da administração (whatsapp, discord…)

Tarefas Ordinárias

Segue algumas tarefas ordinárias da administração, elas serão subdivididas em semanais, mensais, semestrais e anuais.

Semanais

  • Criação do formulário para verificar a presença na reunião geral e colocar o QRcode nos slides da apresentação.
  • Preenchimento da planilha no drive com as presenças na reunião.
  • Enviar notificação e advertência e contabilizar no drive, de acordo com o regulamento, para aqueles que faltarem às reuniões em até 3 dias após a ocorrência.
  • Postar algum conteúdo nas mídias da equipe (Fotos do trabalho no laboratório, algum reels, alguma informação interessante sobre os robôs ou competições, datas comemorativas, aniversário dos membros…)
  • Conferir as bolsas ofertadas no site da PROEX UFSC e comunicar a capitania.

Mensais

  • Averiguar a presença dos membros para repassar para capitania algum possível caso de expulsão (3 faltas sem justificativa).
  • Cumprir com o contrato feito com os patrocinadores (Publicação mensal, divulgação de material, logo em banners, logo na camisa…)
  • Atualizar a planilha de mensalidades pagas (Financeiro)

Semestrais

  • Montagem do cronograma
  • Criação de planilha de controle de membros, sprints, pontos, prazos.
  • Criação de formulário para processo seletivo.
  • Criação de arte para divulgação do processo seletivo.
  • Divulgação do processo seletivo (Drops do dia, redes sociais, grupos de whatsapp, murais…)
  • Criação de formulário ou enquete para escolha do dia e horário da reunião geral. (Sugestão: doodle ou enquete no WhatsApp)
  • Reserva de sala para reuniões gerais da equipe.
  • Atualização da planilha de membros da equipe.
  • Envio de lista com o nome dos membros da equipe para o professor responsável permitir que a chave do laboratório seja pega pelos demais membros.
  • Verificação do formulário de saída da equipe, retificando os arquivos e planilhas contendo a pessoa.
  • Criação do certificado de horas para os ex-membros.
  • Envio dos certificados para o professor responsável assinar.
  • Verificação de editais para que a equipe possa participar e conseguir alguma bolsa ou equipamento (Ex: Proex).
  • Criação de um cronograma para postagens nas redes sociais.
  • Criação de cronograma para o próximo ano/semestre.
  • Procura por possíveis patrocinadores.
  • Brainstorm sobre produtos.
  • Formulação de produtos para venda.
  • Busca de fornecedores e criação de orçamentos para os produtos.
  • Vetorização das imagens dos produtos que necessitarem.
  • Criação e atualização de datas no calendário da equipe.
  • Brainstorm para projetos de arrecadação (Rifas, venda de algum produto em algum evento, venda de chopp ou outra coisa em eventos da UFSC que permitirem…)
  • Restringir o acesso de ex-membros aos drives, emails e grupos do whatsapp importantes.
  • Limpar e organizar o drive, para melhor encontrar as informações necessárias.
  • Revisar as informações do Site e propor alguma alteração ao longo do sem

Anuais

  • Verificação da planilha de membros
  • Criação de cronograma para o próximo ano/semestre
  • Planejamento de gastos e orçamentos para uso do dinheiro de editais para equipamentos, componentes e estruturas para o laboratório.
  • Criação de um documento com todas as informações da equipe para que seja usada em editais.
    • O documento deve conter informações de cada célula
    • O histórico de competições da equipe com as respectivas colocações
    • Ações para com a comunidade, visitas a escolas, workshops, projetos de extensão no geral.
    • Os objetivos, justificativas e metodologias da equipe.
    • Uma breve descrição de cada um dos robôs ou projetos paralelos, novos e antigos.
    • Orçamento detalhado conforme mandatória de cada edital.
    • Imagens da equipe e das demais informações dos tópicos anteriores.

Sugestões Administrativas

É recomendado por gestões anteriores que o gerente da administração escolha uma pessoa como um subgerente, responsável apenas por gerir a parte do marketing, podendo possuir outros membros a seu encargo caso haja disponibilidade.

Um dos membros escolhidos pela capitania, e acordado com o este, será o responsável pelo financeiro, podendo esse ser parte atuante da capitania, o próprio gerente ou um outro membro de confiança. Mais abaixo estão listadas algumas obrigações e tarefas do responsável pela parte financeira.

Referente ao Marketing

  • Post semanal nas redes sociais.
  • Divulgação de eventos, vendas e processos seletivos.
  • Vetorização
  • Criação de imagens promocionais (sugestão Canva.com da equipe)
  • Criação de textos explicando as células e a equipe. A criação destes textos pode ser repassada para as respectivas células mas devem ser revistadas e formatadas pelo marketing.
  • Criação de produtos da equipe e de mecatrônica (camisetas, canecas, bottons, bonés)

Referente ao Financeiro

  • É recomendado que a pessoa que tenha acesso ao dinheiro seja diferente da pessoa que contabiliza e aprova os gastos, em casos de valores altos em caixa é ideal que esse dinheiro seja dividido entre os membros.
  • A contabilidade deve ser feita em uma planilha visível a todos os membros.
  • Todos os gastos devem acompanhar os devidos comprovantes.
  • Os saldos devem ter identificação de pessoa responsável por ele e pessoa responsável pelo pagamento/recebimento do valor.
  • É importante que sejam divididos em categorias para facilitar o entendimento e previsões futuras.
  • Em casos extraordinários de débitos sem comprovantes é preciso que este seja aprovado em reunião de gerentes com pelo menos 60% de membros presentes e que aprovem este gasto, além disso ele deve ser apresentado em reuniões gerais.

Segue alguns links importantes que podem facilitar as tarefas:

  • Sigpex: Site onde é possível ver os códigos dos projetos que você faz parte. útil para se conseguir o código atual de projeto da BOTCEM, necessário para gerar o certificado de horas dos ex-membros.
  • https://sigpex.sistemas.ufsc.br/
  • PROEX: Site da Pró-Reitoria de Extensão onde são lançados editais para conseguir bolsas para as equipes e projetos. É bom sempre ficar de olho para ver se foi lançado algum edital para que a equipe possa participar.
  • https://proex.ufsc.br/